每个人都知道当孩子们走进糖果店时出现的问题:所有的东西看起来都很好，他们想要所有的东西，最后他们都会控制不住自己。不幸的是，随着年龄的增长，自我控制并没有变得更容易，这或许可以解释为什么设定有限的优先级，并坚持下去，是当今管理者面临的最困难的挑战之一。
这里有一个简单的例子:一家大型医院的负责人把她的报告汇集在一起，并要求他们为每个主要项目或正在进行的项目创建一个单独的卡片。然后，他们把所有这些卡片放在墙上，最后意识到，在他们十个人之间，他们有超过150个活跃的项目，其中很多都是利用相同的资源或影响相同的群体。团队意识到，他们的进度落后了，他们的员工感到超负荷，这也不足为奇。
尽管他们意识到他们的工作太多了(而且墙上的卡片太多了)，但这个领导团队仍然在努力缩小他们的关注点。许多人认为一切都很重要，没有什么是可以落下的。但如果一切都被称为优先级，那么其实什么都不是最优先的。
事实上，更糟糕的是，处于较低水平的人，面对着不可能的任务，会试图对所有事情做出回应，最终，基于他们对公司战略的有限意识，以及他们能把事情做好的能力，他们自己会决定什么是重要的。由于没有明确说明少数几个关键的优先事项，领导团队会无意识的把优先级设置给了他们的团队，最终他们会纳闷每个人的进度都不一样。
如果你和你的团队想要更好的设立优先级，这里有四个简单但不容易的步骤:
1.根据目前的项目分布来推断你真正的优先级
大多数组织都将其优先考虑的优先事项作为其战略计划的一部分。然而，随着时间的推移，这些优先事项会随着它们行动的转变而逐渐变得模糊，同时由于各种原因(例如竞争威胁、运营问题、客户机会)，会增加其他新的项目和计划。因此，周期性地和你的团队一起在地图上标出所有的项目和计划,然后再贴在墙上,像在医院里的例子或做成电子表格或列表,看看他们是否可以帮助你或者公司分类既定的战略重点。如果它们属于优先级，那就太好了。如果不是，确定战略优先事项是否应该适当转移。
2.对项目进行强制排序以确定优先级
什么是真正重要的。一旦你有了项目组合的全貌，仔细看看什么才是真正重要的。这里有一个练习，给每个人100个“单位”，他们需要把这100个“单位”单独分配到各个项目(但是互相不讨论)，以达到最佳的战略优先级。然后比较分配，看看哪些项目被认为是关键的，而不是“做得好”。“这将引导你对哪些项目应该被放弃或延迟进行严格的讨论，以便最重要的项目可以得到他们所需要的重点关注和资源。”
3.与组织的其他部门沟通
这个练习需要领导团队参与，但是这个练习的结果应该让所有人知道。你的团队需要知道哪些项目是最重要的以及为什么如此最重要，这样他们就能相应地校准他们的工作。
4 定期重复这个过程。
正如上面提到的，机会、问题和威胁将继续出现，新的项目也会进来，通常没有高级团队了解那些问题最终是如何摆在他们面前的。因此，设定优先级并不仅仅是一次一次性的练习。它需要定期重复，以确保你和你的员工都在做正确的事情。